Производство и продажа многих видов товаров на территории России и стран ЕАЭС требуют предварительного подтверждения их соответствия установленным требованиям безопасности. Декларация о соответствии продукции является одним из основных документов, подтверждающих, что товар отвечает требованиям соответствующего технического регламента. Без прохождения предусмотренной законодательством процедуры продукция, подлежащая обязательному декларированию, не может быть законно выпущена в обращение.

Оформление документа включает несколько этапов: определение применимых технических регламентов, идентификацию товара, выбор схемы декларирования, подготовку доказательственных материалов, проведение испытаний при необходимости и регистрацию декларации. Порядок действий зависит от вида продукции, ее назначения, способа производства, страны происхождения и других характеристик. Поэтому перед началом процедуры важно определить конкретные требования именно к данному товару.

Что представляет собой декларация о соответствии

Декларация о соответствии – это документ, которым заявитель подтверждает соответствие продукции требованиям, установленным нормативными документами. В отличие от сертификата соответствия, декларация принимается заявителем самостоятельно, однако это не означает, что для ее оформления достаточно заполнить специальную форму.

Заявитель должен иметь доказательства того, что продукция соответствует установленным требованиям. В зависимости от конкретной схемы это могут быть протоколы испытаний, техническая документация, сведения о производстве, документы на сырье и комплектующие, эксплуатационные документы и другие материалы.

Декларация применяется только в тех случаях, когда такая форма подтверждения соответствия предусмотрена законодательством. Для некоторых товаров обязательной процедурой является сертификация, для других применяется декларирование, а отдельные виды продукции могут вообще не подлежать обязательному подтверждению соответствия.

Поэтому первый этап работы заключается не в заполнении документа, а в определении требований, которые распространяются на конкретный товар.

Когда необходимо оформлять декларацию

Обязанность по декларированию возникает в отношении продукции, для которой соответствующая форма оценки соответствия установлена техническими регламентами Евразийского экономического союза, Таможенного союза или другими нормативными документами.

В число таких товаров могут входить различные виды оборудования, электротехническая продукция, товары легкой промышленности, отдельные виды мебели, упаковки, пищевой продукции, строительных материалов и других изделий.

При этом название товара само по себе не позволяет определить необходимость декларирования. Важны его назначение, характеристики, состав, конструкция, область применения и код ТН ВЭД ЕАЭС.

Одна и та же продукция в зависимости от характеристик может подпадать под разные требования. Кроме того, на один товар иногда распространяется сразу несколько технических регламентов. В таком случае необходимо учитывать требования каждого из них.

Например, для оборудования могут одновременно иметь значение требования к безопасности самого устройства, электромагнитной совместимости, низковольтному оборудованию и другие нормы. Поэтому перед оформлением документов проводится идентификация продукции и анализ законодательства.

Кто может быть заявителем

Заявителем при декларировании выступает лицо, которое имеет право принимать декларацию в соответствии с требованиями конкретного технического регламента.

В зависимости от ситуации заявителем может быть изготовитель, продавец, поставщик или другое лицо, предусмотренное соответствующей схемой оценки соответствия. Для российской продукции и импортных товаров требования к заявителю могут отличаться.

Особое внимание необходимо уделять импортной продукции. Если изготовитель находится за пределами ЕАЭС, необходимо определить, кто будет нести ответственность за соответствие товара установленным требованиям на территории союза.

До начала процедуры следует проверить регистрационные данные организации или индивидуального предпринимателя, документы на продукцию и отношения с изготовителем. Если документы оформляются на импортируемый товар, могут потребоваться контракт, инвойс, техническая документация производителя и другие подтверждающие материалы.

Основные этапы оформления

Несмотря на различия между отдельными видами продукции, процедуру можно представить в виде последовательности нескольких основных шагов.

1. Идентификация продукции

Сначала необходимо точно определить, какой именно товар будет декларироваться. Для этого собирают информацию о его наименовании, назначении, конструкции, составе, характеристиках и области применения.

Если речь идет о серийной продукции, дополнительно устанавливаются сведения о производителе и месте производства. Для партии товара могут использоваться сведения о конкретной поставке.

На этом этапе также определяется код ТН ВЭД ЕАЭС. Он необходим не во всех случаях исключительно для самой процедуры, однако его правильное определение имеет большое значение для понимания требований к товару и его внешнеэкономического обращения.

Идентификация должна позволять однозначно установить, что продукция, указанная в декларации, соответствует фактически выпускаемому или поставляемому товару.

2. Определение технических регламентов

После идентификации устанавливаются технические регламенты, распространяющиеся на продукцию.

В документах необходимо использовать именно те нормативные требования, которые относятся к конкретному товару. Нельзя выбирать регламент только по наиболее похожему названию продукции.

При анализе учитываются назначение товара, его характеристики, материалы, условия эксплуатации и другие особенности.

Если продукция одновременно подпадает под действие нескольких регламентов, необходимо определить требования по каждому из них и установить, какие процедуры подтверждения соответствия должны быть выполнены.

3. Выбор схемы декларирования

Следующий этап – выбор схемы подтверждения соответствия. Схема определяет порядок получения доказательств и особенности проведения процедуры.

В зависимости от конкретного технического регламента и продукции могут применяться разные варианты. Например, может потребоваться исследование образцов, анализ состояния производства, использование собственных доказательств заявителя или сочетание нескольких способов подтверждения соответствия.

Для серийного производства и единичной партии требования могут существенно отличаться. Поэтому использовать одну и ту же схему для разных товаров без проверки соответствующих нормативных требований нельзя.

Правильный выбор схемы важен еще и потому, что он определяет состав необходимых документов и испытаний.

Какие документы понадобятся

Перечень документов зависит от вида продукции и выбранной схемы декларирования. Универсального комплекта, одинакового для всех товаров, не существует.

В типовой ситуации могут потребоваться:

  • регистрационные документы заявителя;

  • сведения об изготовителе;

  • техническая документация;

  • технические условия или стандарт, по которому изготовлена продукция;

  • спецификации;

  • руководство по эксплуатации;

  • описание продукции;

  • сведения о составе и используемых материалах;

  • договор поставки или контракт;

  • инвойс и другие документы на поставку;

  • протоколы испытаний;

  • документы на сырье и комплектующие;

  • сведения о производстве;

  • документы, подтверждающие происхождение товара;

  • документы по маркировке.

Для импортной продукции часть документов может предоставляться иностранным производителем. В отдельных случаях требуется перевод документов на русский язык.

При большом ассортименте необходимо отдельно определить, какие товары можно объединить в одну декларацию, а для каких потребуется оформление отдельных документов.

Подготовка доказательственной базы

Результаты испытаний являются только частью доказательств. В зависимости от процедуры заявитель может использовать также собственные документы и сведения от производителя.

К доказательственным материалам относятся документы, позволяющие подтвердить характеристики продукции, условия ее изготовления и соответствие установленным требованиям.

Например, это может быть техническое описание, конструкторская документация, спецификация, инструкция по эксплуатации, сведения о материалах, результаты предыдущих исследований и документы на комплектующие.

При подготовке комплекта необходимо следить за согласованностью информации. Наименование продукции, модель, артикул, изготовитель и технические характеристики в разных документах не должны противоречить друг другу.

Если в декларации указана одна модификация товара, а протокол испытаний относится к другой, это может вызвать вопросы при проверке обоснованности принятия декларации.

Принятие и регистрация декларации

После подготовки необходимых документов и получения результатов испытаний заявитель принимает декларацию о соответствии.

В ней указываются сведения о заявителе, изготовителе, продукции, применяемых технических регламентах и основаниях, на которых подтверждается соответствие.

После принятия декларация регистрируется в установленном порядке. Информация о зарегистрированном документе вносится в соответствующий реестр.

Именно регистрация является важной частью процедуры. Простое наличие заполненного документа без выполнения предусмотренных требований не означает, что продукция получила необходимое подтверждение соответствия.

После регистрации заявитель должен соблюдать условия, на основании которых была принята декларация.

Как подготовиться к оформлению

Чтобы сократить количество ошибок, до начала работ следует собрать основные сведения о продукции.

Потребуются точное наименование товара, его назначение, технические характеристики, состав, сведения об изготовителе, страна происхождения, информация о производстве и предполагаемом способе поставки.

Если продукция уже продается или импортируется, полезно собрать имеющиеся документы: технические паспорта, инструкции, протоколы испытаний, сертификаты на материалы, документы производителя и сведения о маркировке.

После этого можно определить применимые технические регламенты и подходящую схему подтверждения соответствия.

Особенно важно не заказывать испытания до того, как будет определено, какие именно показатели необходимо проверить. Это помогает избежать ситуации, когда полученный протокол не соответствует требованиям выбранной схемы.

Ответственность за соответствие продукции

Принятие декларации означает, что заявитель подтверждает соответствие продукции установленным требованиям и несет ответственность за достоверность представленных сведений в пределах, установленных законодательством.

Поэтому декларацию нельзя рассматривать исключительно как формальный документ для прохождения таможенных или торговых процедур.

Если характеристики товара изменились, производитель внес изменения в конструкцию или продукция больше не соответствует заявленным показателям, необходимо своевременно оценить последствия таких изменений.

Компании, которые регулярно выпускают или импортируют продукцию, обычно организуют внутренний контроль документов и сроков их действия. Это позволяет заранее выявлять необходимость проведения новых испытаний или оформления документов.

Итог

Оформление декларации о соответствии состоит из нескольких взаимосвязанных этапов. Сначала необходимо идентифицировать продукцию и определить нормативные требования. Затем выбирается подходящая схема декларирования, формируется комплект документов и при необходимости проводятся испытания.

После получения результатов испытаний и подготовки доказательственной базы заявитель принимает декларацию и проходит установленную процедуру ее регистрации.

Главное условие успешного оформления – соответствие не только самого товара, но и всей доказательственной базы требованиям применимого технического регламента. Ошибки в наименовании продукции, характеристиках, документах или программе испытаний могут привести к дополнительным расходам и задержкам.

Поэтому начинать процедуру лучше с анализа требований к конкретному товару, а не с поиска готового образца декларации. Такой подход позволяет заранее определить необходимые документы, правильно организовать испытания и избежать повторного прохождения отдельных этапов.