На кассе уже можно принимать оплату, но товары ещё приходится искать по бумажному прайсу? Заведите каталог. Из него кассир будет выбирать позиции для чека, а по карточкам товаров можно будет учитывать поставки и остатки. Например, в веломастерской камеру для колеса и её установку стоит завести отдельно. Камера учитывается на складе, установка проходит в чеке как услуга.
Порядок работы зависит от того, где сейчас хранится ассортимент. Несколько позиций можно создать на самом терминале. Готовый прайс удобнее перенести из Excel. Если магазин уже ведёт учёт в 1С или МойСклад, подключите обмен с этой системой, чтобы сотрудники вносили изменения в одном месте.
Соберите данные, которые понадобятся кассиру
Возьмите действующий прайс и проверьте, что за каждой строкой стоит конкретный товар или услуга. "Камера 26″" и "Камера 29″" должны быть отдельными позициями. Две карточки с одним и тем же товаром, заведённым под разными названиями, могут разнести продажи и остатки по разным строкам. Разберите такие дубли до переноса прайса.
- Наименование. Укажите признаки, по которым кассир и покупатель отличат позицию от соседних. Например, в названии пачки кофе можно указать сорт, вес и вид помола. Наименование товара или услуги входит в состав реквизитов кассового чека по статье 4.7 закона № 54-ФЗ.
- Цена продажи и себестоимость. Первая нужна для расчёта с покупателем. Вторую вносят для внутреннего учёта, например чтобы видеть разницу между выручкой и затратами на закупку.
- Единица измерения. Сразу решите, как продаётся позиция. Для пакетированного чая и чая на развес нужны разные карточки. Для продажи по весу настройте подходящую единицу с возможностью указать дробное количество.
- Налоговая ставка. Сверьте её с настройками организации и правилами, действующими для конкретной позиции. Особенно внимательно проверьте таблицу, если в ассортименте применяются разные ставки.
- Штрихкод, артикул и группа. Штрихкод нужен для поиска сканером, артикул помогает сопоставлять позиции с учётной базой, а группа сокращает путь до товара в каталоге.
Если база на кассе уже есть, перед массовым обновлением сохраните выгрузку. При первичном запуске соберите данные об остатках отдельно от цен. По накладной можно оформить приёмку, а фактическое количество на полках и складе удобнее внести по результатам инвентаризации.
Создайте первую карточку на терминале
- На главном экране откройте "Товары", перейдите на одноимённую вкладку и нажмите "Добавить".
- Для обычной складской позиции выберите тип "Товар". Для работы или сервиса используйте тип "Услуга". Для продукции с обязательной маркировкой предусмотрен отдельный пункт "Маркированный товар".
- Если у обычного товара есть заводской штрихкод, считайте его сканером. Терминал поищет совпадение в общем справочнике. Проверьте, что найденная карточка относится к вашей упаковке, весу или фасовке.
- Заполните карточку вручную, если справочник не нашёл позицию. В любом случае проверьте название, цену, единицу измерения и налоговую ставку. При необходимости добавьте себестоимость, описание, артикул или группу.
- Сохраните карточку и убедитесь, что она находится в окне продажи. Если использовали штрихкод, проверьте его на реальной упаковке.
Обычный товар без заводского кода
Для немаркированного товара можно пропустить ввод штрихкода. Кассир найдёт позицию по названию или откроет её группу. Если позже понадобится сканирование, откройте карточку на редактирование и перейдите к полю "Штрихкоды". Код можно считать с этикетки, ввести вручную или сгенерировать для собственной этикетки.
Несколько кодов можно привязать к одной карточке, если они относятся к одному и тому же товару. Например, это может пригодиться после смены дизайна упаковки. Если изменились вес, объём или комплектация, проверьте, нужно ли завести отдельную позицию.
Услуга с фиксированной ценой или с расчётом на месте
Через "Товары" → "Добавить" выберите "Услуга". Дайте ей название, которое будет понятно в чеке, например "Замена камеры велосипеда". Укажите единицу измерения и проверьте ставку налога. Для услуги с утверждённым тарифом заполните цену продажи. Если итоговая сумма зависит от объёма работы, оставьте поле цены продажи пустым. Терминал запросит сумму, когда кассир добавит услугу в чек.
Карточка услуги появится в каталоге, но приёмка, списание и инвентаризация для неё не предусмотрены. Если мастер отдельно продаёт запчасть и берёт плату за установку, запчасть оформляется как товар, а работа проводится по карточке услуги.
Перенесите готовый прайс и настройте обмен с кассами
Загрузка из файла через "Обмен через Excel"
Этот вариант подходит, когда исходный список уже собран в таблице и его нужно отправить в определённый магазин. Установите "Обмен через Excel" на нужные терминалы через магазин приложений Эвотора. Дальше работайте в личном кабинете.
- Откройте приложение в разделе "Мои приложения" и скачайте шаблон для отправки данных на Эвотор.
- Очистите демонстрационные строки и сохраните шапку файла. Перенесите позиции из прайса в колонки шаблона. Обязательные поля и формат значений берите из подсказок к скачанному файлу.
- Проверьте данные в исходном прайсе и шаблоне. В частности, убедитесь, что Excel сохранил ведущие нули в штрихкодах, а остатки и цены попали в свои столбцы.
- В приложении выберите магазин, укажите подготовленный файл .xls или .xlsx и запустите загрузку кнопкой "Выполнить". Сверьте количество обработанных позиций с вашим списком.
- На кассе откройте "Ещё" → "Обмен" → "Загрузить в терминал" и проверьте несколько карточек с разными единицами измерения и ставками. Если передавали остатки, сравните их с исходными данными.
Работа через "Управление ассортиментом"
Если карточки регулярно меняются и редактировать их удобнее с компьютера, подключите приложение "Управление ассортиментом" к нужным кассам и откройте его в личном кабинете. В разделе товаров создайте позицию нужного типа, заполните карточку и сохраните. Для пакетной загрузки возьмите шаблон из этого же приложения. У него свой набор полей, поэтому готовый файл для "Обмена через Excel" сначала нужно привести к структуре нового шаблона.
Карточки можно создавать и во время приёмки. Например, если поставщик прислал универсальный передаточный документ (УПД), приложение позволяет завести отсутствующие позиции по данным документа. После сохранения дождитесь обмена с терминалом. Если в личном кабинете карточка есть, а на кассе её пока не видно, проверьте связь и вручную загрузите данные через меню обмена.
Если файл обработан, магазин выбран верно, а позиции после обмена всё равно отсутствуют на кассе, обратитесь в сервис Техподдержка Эвотор. Подготовьте номер терминала, название магазина и текст ошибки, если она появилась при загрузке.
Подключение 1С или МойСклад
Когда прайс и склад уже ведутся во внешней системе, подберите приложение обмена для вашей конфигурации 1С или для МойСклад. Сопоставьте магазины, кассы и склады, затем проверьте обмен на одной позиции. Убедитесь, что новый товар и его цена появились на нужном терминале. Если приложение передаёт остатки и документы продаж, проверьте и эти операции. Направление и периодичность обмена зависят от настроек интеграции.
Если касса сообщает, что редактирование заблокировано учётной системой, откройте карточку в 1С или МойСклад и исправьте данные там. Когда касс несколько, проверьте, что они привязаны к нужным магазинам в личном кабинете. Так цена обновится на тех терминалах, для которых она предназначена.
Разложите позиции по группам
Стройте каталог так, как кассир ищет товар. В веломастерской могут быть группы "Запчасти", "Аксессуары" и "Работы". Внутри "Запчастей" можно создать отдельные папки для камер, покрышек и тормозных колодок.
- На терминале откройте "Товары" → "Добавить" и выберите "Группа".
- Введите короткое название. Для вложенной папки укажите родительскую категорию.
- Сохраните группу. Новые карточки можно заводить прямо в ней, а существующие позиции перемещать через поле группы в карточке.
Чтобы переименовать папку или изменить её место в каталоге, откройте её на редактирование. Перед удалением группы перенесите нужные карточки в другую категорию и проверьте, какие позиции затронет операция.
Порядок на экране продажи также зависит от настроек отображения. Под учётной записью администратора откройте "Настройки" → "Правила торговли" и выберите подходящий формат. Список удобен для поиска среди похожих названий, а крупная плитка помогает быстро выбирать несколько ходовых позиций.
Обновляйте цены и остатки разными операциями
Чтобы поменять розничную цену, откройте нужный товар, нажмите "Изменить", поправьте поле цены продажи и сохраните карточку. Здесь же можно уточнить название, описание, артикул или штрихкод. При смене единицы измерения терминал может выдать предупреждение, если по карточке числятся остатки. Сначала проверьте остаток и решите, нужно ли завести отдельную позицию с новой единицей.
Если новая розничная цена вводится при поставке, откройте "Товары" → "Документы" → "Приёмка и переоценка" → "Приёмка товара". Укажите позиции, количество и закупочные цены. Отметьте "Выполнить переоценку", введите новые розничные цены и проведите документ. Чтобы только пополнить запас, проведите обычную приёмку без переоценки.
- Приёмка отражает поступление партии по документам поставщика.
- Списание уменьшает количество, например при порче товара.
- Инвентаризация позволяет сверить учётное количество с фактическим и оформить расхождение.
Если позиция временно снята с продажи, включите в карточке "Запрет продажи". Так товар останется в каталоге, а ограничение можно будет снять при следующей поставке. Если карточку уже удалили, её придётся завести заново или повторно загрузить данные из сохранённой выгрузки. После импорта сверьте остатки отдельно.
Подготовьте маркированный ассортимент к продаже
Карточка описывает товар, а DataMatrix на упаковке содержит код маркировки конкретного экземпляра. У двух одинаковых пар обуви может быть одна карточка, но на кассе нужно считать код с той коробки, которую покупатель забирает.
Создание карточки и приёмка
На кассе выберите "Товары" → "Добавить" → "Маркированный товар", укажите товарную категорию и заполните карточку. Сканирование кода с упаковки помогает сопоставить товар со справочником. Проверьте наименование, цену и соответствие штрихкода товару. При работе с УПД проверьте, распознала ли система позиции поставщика. Если карточки ещё нет, её можно создать при приёмке.
Если товар уже есть в каталоге как обычный, проверьте, доступна ли смена вида товара в карточке, и выберите нужную категорию маркировки. Если каталог ведётся в учётной системе, обновляйте карточку там. Перед продажей проверьте, что изменённый вид товара появился на кассе и что терминал распознаёт DataMatrix.
Проверка кода и оформление чека
- Подключите сервис для своей товарной группы, например приложение "Маркировка". Проверьте, что касса считывает DataMatrix встроенным сканером или подключённым 2D-сканером.
- Настройте работу с "Честным знаком" для нужной организации. Для онлайн- и офлайн-проверок в разрешительном режиме на Эвоторе используется драйвер ТС ПИоТ. Зарегистрируйте его и проверьте подключение по инструкции для вашей модели терминала и товарной группы.
- Откройте продажу и считайте DataMatrix с экземпляра. Если касса показывает запрет продажи, отложите товар и выясните причину по сообщению на экране.
- Если проверка пройдена, завершите расчёт. При розничной продаже сведения о коде в составе фискальных данных передаются для вывода товара из оборота.
При возврате проверьте, читается ли код на упаковке, и оформите операцию по правилам вашей товарной группы. Перед повторной продажей убедитесь, что код снова числится в обороте. Если этикетка утрачена или данные чека исправлялись, порядок действий зависит от категории товара и причины операции.
Что проверить, если каталог работает не так, как ожидалось
Сканер подаёт сигнал, а товар не появляется
Найдите карточку по названию и сравните привязанный штрихкод с тем, который считывается с этикетки. Проверьте, не пропали ли при импорте ведущие нули и не назначен ли этот код другой карточке. Если проблема только с одной упаковкой, осмотрите этикетку. Для маркированного товара отдельно проверьте считывание DataMatrix.
В карточке указана новая цена, но кассир видит старую
Посмотрите, на каком терминале появилась проблема и в какой системе внесли правку. Проверьте, не открывает ли кассир дубликат карточки. Если цена обновлялась в личном кабинете или внешней программе, проверьте привязку кассы к магазину и выполните обмен данными.
Пришёл тот же товар, розничную цену нужно сохранить
Добавьте поставку документом приёмки. Выберите существующую карточку, укажите количество и закупочную цену по накладной. Проведите приёмку без переоценки и сверьте, что остаток увеличился, а цена продажи осталась прежней.
Проверка перед открытием продаж
- Найдите на каждой нужной кассе несколько позиций по названию и штрихкоду.
- Сравните цену, единицу измерения и налоговую ставку в карточке с исходными данными. Проверьте, какое наименование выводится при оформлении продажи.
- Добавьте услугу с переменной стоимостью в незакрытый чек и проверьте, запрашивает ли касса сумму.
- Сверьте остатки после импорта, приёмки или инвентаризации.
- Проверьте готовность кассы к считыванию и проверке кодов маркировки, если продаёте такие товары.
- Сохраните актуальную выгрузку каталога после проверки.
