Повышение качества, экономия, нехватка внутренних ресурсов, желание ослабить контроль за операционными процессами – причин для передачи кадровых задач удалённым агентствам много. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами аутсорсинга, нужно лишь правильно делегировать процессы. Внешним специалистам можно передать большое количество рутинных операций (например, оформление отпусков), ведение учета (КДП+ЗП) для ТОП-менеджеров, ведение сложных участков, для которых нужна экспертиза и опыт. Задачи будут выполняться удаленно, с гарантией ответственности и своевременного результат.

О том, как организациям правильно использовать кадровые услуги – в этой статье. А подробнее о видах кадровых услуг (удалённый расчёт заработной платы, кадровый и воинский учёт, восстановление учёта и пр.) – по ссылке https://sber-solutions.ru/services/staff

Отказ от бумажных документов – необязательный, но полезный шаг, который проще сделать с аутсорсером

Традиционный кадровый учёт подразумевает наличие архива с документами, который находится в офисе. Обмен документацией между кадровыми специалистами, сотрудниками и руководством происходит постоянно. Передавать бумажные документы неудобно: нужно либо регулярно встречаться в офисе, либо пересылать их курьером или почтой.

Организовать кадровый учет на аутсорсинге можно и без ЭДО (электронного документооборота), но если вы все давно планировали перевести процессы в электронный формат, то аутсорсер может посодействовать в этом:

  • подскажет подходящий сервис для ведения учёта;

  • подготовит внутренние документы, регламентирующие переход на ЭДО и порядок его применения в организации;

  • поможет оформить усиленную квалифицированную подпись для руководителя и обычную для каждого сотрудника;

  • переведет учётные документы и процессы в новый формат.

Этапы делегирования кадрового учёта

Подготовка и планирование

  • Определите, какую работу вы собираетесь делегировать и выполнять удалённо, например, расчёт зарплаты, учёт рабочего времени, управление отпусками и др.

  • Оцените объём работы и частоту выполнения задач.

  • Определите критерии выбора аутсорсера и начните поиск подходящей компании.

Выбор аутсорсера

  • Проведите исследование рынка провайдеров кадровых и бухгалтерских услуг.

  • Составьте список потенциальных кандидатов, учитывая их опыт, репутацию, специализацию и отзывы клиентов.

  • Проведите собеседования с несколькими кандидатами, чтобы понять, какие услуги они предоставляют и как они могут адаптировать их к вашим потребностям.

Обсуждение задач и заключение договора

  • Составьте контракт, описывающей задачи, которые будут делегированы, сроки выполнения, стоимость услуг, уровень конфиденциальности и другие ключевые детали.

  • Убедитесь, что контракт соответствует вашим ожиданиям и обеспечивает защиту интересов вашей компании.

Передача данных

  • Подготовьте необходимую документацию, которая будет передана аутсорсеру. Грамотный аутсорсер сам даст вам список нужных документов.

  • Расскажите аутсорсеру об особенностях процессов и политики, чтобы он мог эффективно выполнять задачи.

Передача ответственности

  • Передайте задачи аутсорсеру в соответствии с планом.

  • Не забывайте про регулярную коммуникацию на этом этапе, чтобы избежать организационных ошибок.

  • Проведите обучение внутри компании, чтобы сотрудники понимали новый порядок.

Тестирование и корректировка

  • Договоритесь с аутсорсером о тестовом периоде. Это поможет убедиться, что задачи выполняются точно и своевременно и при этом не заставит брать на себя лишние обязательства.

  • Если возникают проблемы, обсудите их и внесите необходимые корректировки в процесс.

Следуя этому плану, вы сможете эффективно и безопасно делегировать задачи кадрового учёта.