Небольшая команда обычно начинает работать с тем, что есть под рукой: клиенты пишут менеджеру на личный ящик, договоры пересылают друг другу во вложениях, созвоны идут там, где у собеседника установлено приложение. Пока людей пятеро, это работает. Когда их становится двадцать, клиент не может дозвониться до отпускника, в почте живут три версии одного договора, а у ушедшего сотрудника остаётся доступ к рабочей переписке.
Навести порядок можно, не покупая несколько отдельных сервисов: в Яндекс 360 у каждого сотрудника один вход в почту, хранилище, документы и видеосвязь. Правильная настройка Яндекс 360 для бизнеса идёт по шагам: тариф, домен и почта, общие файлы, встречи, права сотрудников и переезд со старых сервисов.
Выберите тариф по размеру команды
Тарифов четыре, оплата идёт за пользователя в месяц. Небольшой команде обычно хватает Минимального: 100 ГБ на Диске у каждого сотрудника, видеовстречи до 100 участников, почта на домене организации, Календарь, Мессенджер, Документы и Доски. Если сотрудники должны входить во все сервисы по единой корпоративной учётной записи или компании нужен защищённый архив рабочих писем, подойдёт Основной. Старшие тарифы рассчитаны на крупные организации. Яндекс даёт пробный период на корпоративные тарифы – на нём можно проверить сервис на своей команде до покупки.
Начните с домена и почты
Первым делом подключают почту на домене компании. Адреса на своём домене принадлежат организации: когда сотрудник уходит, ящик остаётся у компании вместе с перепиской. Кроме личных адресов, заводят общие для отделов – продаж, бухгалтерии, поддержки – и настраивают правила обработки писем. Архив помогает найти и восстановить удалённые сообщения.
Разложите файлы по общим папкам
Диск даёт каждому сотруднику облачное хранилище, а доступ к папкам и файлам настраивается отдельно: бухгалтерия видит свои документы, отдел продаж – свои. Договоры, таблицы и презентации редактируют вместе в онлайн-редакторах, поэтому версии не расходятся по почте.
Перенесите встречи и переписку в один сервис
Телемост заменяет отдельное приложение для созвонов: участников приглашают по ссылке, встречу можно записать и показать на ней экран. В Календаре сотрудники видят занятость коллег и бронируют переговорные. Мессенджер нужен для быстрых вопросов внутри команды, чтобы рабочие разговоры не уходили в личные переписки.
Когда основные инструменты заработают, к ним удобно добавить Трекер для задач и проектов и Вики для инструкций и описаний процессов. Новый сотрудник получает доступ к базе знаний в первый же день и меньше отвлекает коллег вопросами. Формы помогают собирать заявки и опросы, а ответы можно сразу превращать в задачи Трекера.
Настройте права сотрудников
Права удобно продумать до того, как в сервис придёт вся команда. Сотрудников сразу распределяют по отделам и группам: тогда новому менеджеру достаточно попасть в группу продаж, чтобы увидеть нужные папки и чаты. Уход сотрудника тоже решается одной операцией: администратор блокирует учётную запись, и человек теряет доступ к почте, файлам и чатам компании. Данные Яндекс 360 хранятся в дата-центрах Яндекса на территории России.
Переезжайте поэтапно
Главный риск при переходе – переключить всю команду за один день: сотрудники, получившие новые инструменты в пятницу, в понедельник работают медленнее, и спад может растянуться на недели. Надёжнее переезжать по шагам: сначала пилотная группа из нескольких человек, затем остальные, и только после этого отключение старого сервиса. Почту, контакты, календари и файлы переносят в согласованное окно, чтобы команда не теряла рабочее время.
Подобрать тариф, подключить лицензии и помочь с переносом данных может партнёр. Оператор ИТ-решений ОБИТ продаёт подписки Яндекс 360 по официальному прайсу Яндекса, работает по договору с закрывающими документами и сопровождает команду на этапе переезда.
