Презентация продукта, открытие шоурума, встреча с партнёрами, вручение премии – у таких событий похожий сценарий. Гости приходят не есть, а знакомиться, слушать и разговаривать. Официальная часть занимает полчаса, остальное время люди ходят по залу и собираются в группы. Рассадка за столами в этот сценарий не вписывается, поэтому почти всегда выбирают фуршет.
Почему фуршет, а не банкет
На фуршете гости стоят и свободно перемещаются, закуски порционные. На банкете все сидят за столами с рассадкой, и разговор ограничен соседями. Для делового события второе – скорее минус: организатор хочет, чтобы гости общались между собой, а не провели вечер с тремя случайными людьми.
Фуршет проще и по площадке. Не нужно столько столов и стульев, зал вмещает больше людей, а сцену или экран можно поставить где удобно.
Сколько еды закладывать
Точной нормы нет, но объём почти всегда зависит от трёх вещей. Первая – время: короткая встреча после работы и вечер на четыре часа требуют разного объёма. Вторая – было ли у гостей время поесть до события. Третья – состав гостей: на отраслевом мероприятии, где все пришли общаться, едят меньше, чем на празднике для сотрудников.
Лучше немного перезаложить холодные закуски и не экономить на воде. Пустой стол через сорок минут после начала запоминается сильнее, чем удачный выбор канапе.
Что сравнивать в сметах
Две сметы на одно и то же число гостей легко отличаются в разы – и не потому, что одна компания жадная. Сравнивать нужно состав, а не итоговую строку.
Первое – формат. При доставке привозят угощение, накрываете сами. В формате с обслуживанием подрядчик привозит посуду, текстиль и оборудование, выставляет официантов и убирает после мероприятия.
Второе – что добавлено сверху: бар с барменом, зона десертов, выездная кухня. Это удобно, но заметно меняет бюджет.
Третье – доставка и минимальная сумма. Условия у каждой компании свои, и выяснить их лучше до того, как вы согласовали меню.
Как не тратить неделю на переписку
Обзванивать компании по одной долго: у каждой свой бланк, своя манера считать и свой срок ответа. Сервисы подбора кейтеринга решают это одной заявкой. Например, на CaterMe достаточно указать повод, число гостей, дату и бюджет – за 30 минут приходит до семи предложений с ценой и составом от кейтеринговых компаний Петербурга. Там же можно выбрать готовое фуршетное меню из каталога – от 2 000 ₽, на такие меню бывает скидка до 30%.
Заказывать спокойнее всего за один–три дня: будет время сравнить отклики и согласовать состав. Срочные заказы подрядчики тоже берут, но выбор меню в них уже.
Площадка: что проверить заранее
Самые неприятные сюрпризы в день события связаны не с едой, а с залом. Где подрядчик выгрузит коробки и оборудование и есть ли грузовой лифт. Где встанут столы, чтобы очередь за закусками не перекрывала вход и сцену. Есть ли розетки для подогрева и места, где официанты смогут разложить посуду и переодеться. Опытные компании приезжают смотреть площадку заранее или просят план зала с фотографиями – это хороший знак.
Меню под формат события
На презентации гости держат в руке бокал, телефон или буклет, поэтому еда должна съедаться в один укус и не пачкать. Соусы, крошащиеся пирожные и всё, что требует ножа, лучше убрать. Если среди гостей будут вегетарианцы, такие позиции добавляют в меню заранее и помечают на столе.
Перед подтверждением заказа
Уточните, во сколько привезут еду и сколько займёт расстановка. Спросите, кто убирает зал после и когда заберут посуду. И заранее решите, что делать, если гостей придёт больше, чем в списке: на деловых событиях это обычная история.
