В 2023 году в законодательство об МЧД (машиночитаемых доверенностях) были внесены изменения, которые значительно влияют на работу с ними. Вот основные изменения:

  1. Вступили в силу новые правила формирования МЧД на основании доверенностей, выданных в простой письменной форме. Теперь МЧД должны содержать информацию о доверителе и поверенном, а также о полномочиях представителя.

  2. Упрощена процедура регистрации МЧД. Теперь информация о них не передаётся в информационную систему Головного удостоверяющего центра, а направляется в Госуслуги (ЕСИА – Единая система идентификации и аутентификации). Информация об МЧД будет храниться в системе до 5 лет после истечения её срока действия или аннулирования.

  3. Введена возможность отзыва МЧД по инициативе доверителя. Для этого необходимо обратиться в удостоверяющий центр, выдавший МЧД, с заявлением об отзыве.

  4. Расширен перечень оснований для прекращения действия МЧД. Теперь МЧД прекращает свое действие в случае смерти или признания недееспособным доверителя или представителя, а также при отзыве доверенности доверителем.

  5. Введены новые требования к содержанию МЧД. МЧД должна содержать информацию о дате выдачи, сроке действия и полномочиях, предоставленных представителю.

Эти изменения уже вступили в силу и требуют от участников электронного взаимодействия адаптации своих систем и процессов к новым требованиям.

Напомним, что МЧД – это инструмент, который позволяет удостовериться, что документ подписан электронной подписью (ЭП) уполномоченным сотрудником (бухгалтером, юристом, кадровиком и другими).

Раньше удостоверяющие центры выпускали ЭП на сотрудников, обозначая их должности и принадлежность к конкретному работодателю. Однако на практике это вызвало проблему в проверке полномочий. Например, бухгалтер мог подписывать юридически значимые документы, хотя доверенность, выданная ему руководителем, уже "просрочилась". В результате сотни документов фактически не имели юридической силы, поскольку были подписаны неуполномоченным лицом. Чтобы решить эту проблему, законодатели решили оставить выпуск ЭП на физических лиц, а для подтверждения их полномочий перевести доверенности в электронный вид – те самые МЧД.

Теперь при отправлении тех или иных документов сотрудник не только применяет ЭП физического лица, но и направляет МЧД. Чтобы не делать это в каждом взаимодействии, стороны могут заключить соглашение, регулирующее порядок направления доверенностей, подтверждающих полномочия работника.