На предприятии хранение документации осуществляется благодаря автоматизированным системам. Их технологические характеристики способны обеспечить не только надежный и безопасный обмен, но и обработку в режиме онлайн. Электронный архив – это очень удобный способ хранения информации. Предметом хранения могут быть данные сосредоточенные на любом носителе, любого формата. На сегодняшний день такое архивное хранение стало очень привычным и обыденным делом, но при этом оно эффективно влияет на делопроизводство.

Электронный архив на IBM Filenet – обеспечивает:

  • Доступ пользователя к контенту архива.
  • Структурировано классифицирует и сохранит невостребованные документы.
  • Обеспечит быстрый поиск необходимой документации.

Модули систем позволяют проводить следующие операции:

  • Вести номенклатурные дела.
  • Не только формировать, но и оформлять дела.
  • Передавать документы на архивное хранение.
  • Контролировать сроки хранения.
  • Выдача документов во временное пользование.
  • Ведение учетных документов.

Преимущества электронного архива:

  • Автоматизированная система позволит существенно снизить трудозатраты.
  • Увеличит производительность и регламентацию документационного процесса.
  • Отсутствие дублированной информации и ее актуализирования сокращает затраты.
  • Обеспечивает сохранность данных от несанкционированного вскрытия, путем оптимизации системы безопасности ресурса.

Безусловно, крупным предприятиям особенно важно иметь электронный архив, ведь через организацию ежедневно проходит тысячи деловых бумаг. Автоматизированная система упорядочит работу сотрудников и существенно сэкономит их время. Электронный архив – это хорошее решение проблем не только крупных холдингов, но и маленьких компаний. Ведь это гарантия того, что вся ценная информация хранится в безопасном и надежном месте. Помимо всего перечисленного следует отметить, что документ можно отыскать в долю секунды по дате, персональным данным или номеру. Также очень важно и то, что процесс поиска можно осуществить самостоятельно и не только с рабочего кабинета, но и удалено, даже если пользователь находиться в другой стране. Электронными архивами сегодня пользуются такие организации: органы власти, медицинские учреждения, государственные архивы, строительные организации, школьные учреждения, фармацевтические компании и т д.

Источник: http://www.kancler.by/